دبیرخانه

-A +A
Printer-friendly VersionSend to a friend

مسئول واحد : طاهره کاشفی 

تلفن تماس : 8116325

 

واحد دبيرخانه تحت نظر واحد امور اداري اداره مي شود.اين واحد مجهز به سه سيستم كامپيوتر و دو اسكنر و دو پرينتر مي باشد. در اين واحد سه كارمند مسئول واحد ، خانم كاشفي، متصدي امور اداري، خانم محمدي و نامه رسان، آقاي لالي از ساعت 7:30 لغايت 16 مشغول انجام وظيفه مي باشند.

اين واحد با دو سيستم اتوماسيون اداري گام كه سيستمي داخلي مي باشد و سيستم اتوماسيون چارگون كه مرتبط با دانشگاه علوم پزشكي تهران و بيمارستانهاي تابعه مي باشد مشغول بكار است.در اين واحد كليه نامه هاي وارده در سيستم اتوماسيون گام ثبت  و اسكن مي گردد و به مديران ارشد ارجاع مي گردد و پس از بررسي و اعلام نظر مديران به مسئولين مربوط ارسال مي گردد. همچنين نامه هاي صادره نيز در اين واحد بررسي مي گردد و پس از امضا و مهر و پيوست به سازمانهاي ذيربط توسط نامه رسان  يا سيستم اتوماسيون چارگون ارسال مي گردد.

مهر اين واحد تنها بر روي امضاي رياست و مديريت بيمارستان زده مي شود.

نامه هاي محرمانه در يك محيط محرمانه ثبت مي گردد و فقط به رئيس بيمارستان ارجاع مي شود و در يك زونكن جداگانه بايگاني ميگردد.

همچنين كليه قراردادها در اين واحد توسط خانم كاشفي پس از تاييد پاراف قراردادها ثبت و يك نسخه به شركت مربوطه و يك نسخه به حسابداري ارسال مي گردد.  فاكتورهاي مركز پس از تاييد امضاها توسط خانم كاشفي ثبت مي گردد و به واحد حسابداري ارسال مي گردد . صورتجلسات كميته ها توسط خانم محمدي ثبت و پس از ارسال يك نسخه به واحد مديريت، ارسال نسخه الكترونيكي آن بر روي پرتال به مسئولين مربوطه ارسال ميگردد. صورتجلسات متفرقه در اين واحد ثبت و و به مسئولين مربوطه ارسال مي گردد. كليه مستندات مربوط به نامه ها و صورتجلسات در اين واحد بايگاني مي گردد.

در اين  واحد نامه هاي هيات امناي ارزي جهت بيماران پيوندي توسط خانم كاشفي تهيه و تنظيم مي گردد.

برخي نامه ها كه نياز به پيگيري از سازمانهاي ذيربط دارند توسط آقاي لالي پيگيري مي گردد. كليه نامه ها  و مجلات و بروشورها توسط نامه رسان در داخل بيمارستان توزيع مي گردد. همچنين تعويض و اعتبار دفترچه هاي بيمه توسط آقاي لالي انجام مي شود.

در واحد دبيرخانه ، خانم محمدي با واحد كنترل كيفيت و كارگزيني همكاري نموده و همچنين كارهاي بروزرساني سايت و تايپ برخي نامه ها را نيز انجام مي دهند.

فارسی